備忘録

人に動いてもらう為に意識していること

記帳代行はしていますが、今後も記帳代行の報酬は値下がりを続けており割にあわなくなる可能性が高くなってきました。

そこで「自計化の促進」や「業務の改善」で顧客に作業を増やしてもらったり、新しく作業をお願いすることが増えました。

 

この壁でかなり悩まされました。

ひとは簡単に動いてくれない

記帳は、みんなやりたくないことです。会計を活用できていない会社ほど、記帳の優先度が低く、後回しにされます。なので、資料の回収にかなり手間取りました。

用途や事実確認など、+αで確認することもあるので、わたしの為に動いてもらうには、どうすれば、いいか日々考えています。

じぶんの仕事するためには、必要な書類をあいてに時間を作ってもらい用意してもらう必要がありました。なので、動いてもらわないと仕事ができないんです。

 

人に動いてもらうには

  • 相手を動かすには、自分を信頼してもらうことと
  • できそうなイメージをどれだけ持たせるかでした

 

名前を呼ぶ、呼んでもらう

  • 相手の名前を呼ぶ
  • 自分の名前を呼んでもらう

「すいません、いま大丈夫ですか?」など言う前に、名前を呼んでいます。なんとなく話かけるときなどや、雑談するときも意識して名前を呼ぶようにしています。

名前を呼ばれると親近感がわく

まず、先方と仲良くなるために名前はすごく便利な言葉でした。

仲良くなれれば、信頼関係も生まれやすくなりました。

 

否定しない

わたしたちの仕事は法律や裁判の結果から答えを出すので、できないことには、できないとすぐに伝えてしまうことが多いです💦

思い込みで否定していないか自分への問いかけのつもりでありますし、相手になぜできないのかを理解してもらう事で、同じ問題を起こさないためにです。

否定すると相手と距離を作る

暴言とはいきませんが、攻撃されたや、拒絶されたと感じるしモチベーションが下がりますよね。これからやろうとしているときに、モチベーションを下げたくないからです。


結果的に否定する形にはなりますが、一度考えていることを聴き、その結果から矛盾や、欠陥などの指摘などもしますが、なぜ出来ないか背景など説明するようにしています。

 

作業の流れを理解してもらう

なぜ必要なのかを説明する、そして考えてもらう、理解してもらうために、実行して得られるメリットなどの説明をしたりしていますが、

それを実際に決定する人と、作業する人が別の場合、作業の流れなどを決めるときに、その人の意見をかならず聞き、流れを決めるときに意見を反映させるようにしています。

自分で決めたことは、イメージがあるので行動に移しやすい

流れ所一緒に決めた、当事者意識があるので、動いてくれることも増えます。また決めたあとでも、改善案を出しやすので、はじめあたりはこまめに話すようにしています。

 

成果を見せる

結局、動いてもらうためには

目に見える成果がないとイメージができない

あたらいことをやるには、やっぱり怖いですよね。小さな改善を実感してもうことで、変化する楽しみを覚えてもらったりしています。

パソコンが苦手な人には、趣味や料理のレシピなどをネット検索させたりしました。まず、パソコンを触ったことがないのが恐怖になっいるため、これは自分にとって便利な物だと理解してもらうことからはじめています。

すこし慣れている人には、ショートカットキーの使い方を教えています。Excelなどで、上のセルの内容を下にコピーするときに「ctrl + Dキー」で上のセルを下にコピーできます。

非効率な作業を短縮化するのが一番効果が大きかったです。

手書きしている先では、Excelなどに変えるだけでかなり喜ばれましたが、それ以上に効果があったの不必要な作業を見つけてやめさせるのが、もっとも楽に効果を感じてもらます。

意外と不必要なことは多いです。とくに前の担当者から引き継いだことなどが、今ではうまく機能してなかったり、今では不要になっているのにそのままやっていることも多いです。

 

やらないと困る仕組み

強制することが、もっとも効率的に動いてくれます。

他人へ引き継ぐ内容を挟むと問題が見えやすくなる

仕組みを作る上で、ムダなことは省きますが、流れを作るときに、この作業をしてないと次の作業に入れないや、他の人に影響がでる内容を差し込みます。この場合、わたしが確認する日を期限などにしています。(わたしが困るだけですけどね。笑)

まず、出来ないことはできないこと把握するためです。実際に試すと、ムリのある内容になることがあります。仕事の流れとバランスをしらない為であり、都度調整するためです。

裏で頑張る人には注意です。ムリのある内容をムリに頑張ってもいいことはないです。事業が伸びれば、事務作業は増えやすい傾向がありますので、あとで歪になって現れます。

 

自信をもたせる、褒める

最初全部うまくいくことはありません、できてなくても、むしろまったくやらない人と比べれば、やろうとしているだけでも偉いです。
(コンサル的に最初からうまくできるなら、わたしがそもそも不要になりますよね←)

自計化などで、一番必要なのは、改善をし続けることです。

毎年は大きく変化はしませんが、システムが変わると使い方がわかるように何があるかわかりません。また、なぜやっているのかを理解しいまま、次に引き継ぐと負の遺産として残っていることが多いです。

意味を理解していれば、そんな負の遺産なんて生まれないです。

 

自計化の手伝い

自計化の手伝いをする前に、実際に業務フローの確認もこめて少し業務を手伝うことをしています。その人がなにに困っているか知り、困っているを共有できるので、改善の提案がすごくしやすいです。

それと、自分が絶対にやりたくないことは、他人もやってくれないし、本当にできそうなイメージができなければ、行動に移す気力なんてでませんよね

どれだけ、相手にできそうなイメージをもたせるかと

最後は、自分の為に動いてもらうための信頼関係を意識しています。

 

COMMENT

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です