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freee 自動登録ルール 5つのポイント

automatic registration

この設定を間違えなければ、記帳の効率が伸びます。

ぜひ、見直しをしてみてください

 

5つのポイント

  1. 使う科目を絞ろう
  2. 目的の無い補助はけない
  3. 自動で作成したルールは編集しよう
  4. 全部は自動で処理ができない
  5. 消し込みがうまく機能しない場合

記帳義務により帳簿をつけていますが、基本は利益を把握するために行う活動です。

 

使う科目を絞ろう

簿記の知識が少ない人は覚えることがたくさんですが、使う科目を絞る事によって楽に処理しやすくなります。事業形態によりますが、下の科目ぐらいで足ります

  • 売上高
  • 仕入高
  • 支払手数料
  • 外注費
  • 専従者給与
  • 給料賃金
  • 福利厚生費
  • 消耗品費
  • 広告宣伝費
  • 交際費
  • 通信費
  • 租税公課
  • 水道光熱費
  • 旅費交通費
  • 保険料
  • 修繕費
  • 地代家賃
  • 減価償却費
  • 利子割引料
  • 雑費

上記 すべての科目を使用する必要はありません、必要な科目だけで十分ですし、無いなら追加してください、NPO・建設業 など、科目名称が変更されています。その場合は、その科目に従いましょう

 

目的の無い補助は付けない

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会計ソフトでは、補助コードを付けれます。上記の表は、旅費交通費の内訳です。

品目は増やしすぎるとめんどくさいです。無理につけようとするとしんどくなりますので、必ず品目をつける必要はありません

なれてきたら、分析したい科目の自動登録ルールを編集して追加して行きましょう、そしてあとで一括登録できますし 最初は無くてもいいです。

 

自動で作成したルールは編集

自動で作成されたルールは、freeeにとって下の取引内容は 全部別物に見えています。これを理解してるとわかりやすいです。

  • ETC特別割引 首都高速道路 
  • ETC 首都高速道路
  • ETC 早朝夜間割引 関東支社
  • ETC 特別割引 関東

普通に登録すると、上の4つの自動登録をそれぞれ4つ登録しないといけません

たとえば「スイドウキョク ○○ガツブン」の取引内容の場合は、1ガツブン・2ガツブン・3ガツブン・・・・・・と、12回登録しないといけません

1回の自動登録ルールで済む方法があるので、ぜび編集しましょう

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仕訳を登録する際にチェックを入れましょう

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  1. 取引内容の「完全一致」を「部分一致」に
  2. 取引内容の「ETC特別割引 首都高速道路」を「ETC」に
  3. 取引を推測する」を「取引を登録する」に

この変更をすると、freeeは取引内容に「ETC」が含まれていた場合は、旅費交通費で仕訳を登録してくれるようになります。

運送業の経理しているとして、トラック1台1日あたり4回ETC利用で16台所有しているといると、4回✕16台✕20日 = 1,280 仕訳

1,280を毎月クリックして処理しないと帳簿に反映しませんが、自動登録のルール設定を変えることにクレジットカードの同期をするだけで、1280仕訳が直接帳簿に反映されます。

 

全部は自動で処理ができない

freeeは、口座やクレジットのデータを回収し、帳簿に反映させますが、その反映させるには、ユーザーの許可が必要となります。

許可が出していない仕訳は、勝手に登録されません

裏を返せば、イレギュラーな取引内容はのこります。初めて行った飲食店は処理できていませんが、許可をしていれば、2回目から自動で登録できるようになっています。

必ず残るのは「取引テンプレート」を利用している場合です。自動送金している「地代家賃」の支払いなどで使用しています。

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最後に残るのは、「未決済取引の消し込み」です。たとえば、請求書を出した場合、売掛金の管理をしていると思いますが、freeeでは、その仕訳を「未決済取引」といいます。

入金を確認することを「消し込み」と呼んでいます。確認する意味合いで自動で登録されることがありません。

 

消し込みがうまく機能しない場合

freeeの消し込みのですが、摘要はわりと無視されてます。

自動登録ルールを反映し、結果が出なかった場合
金額が一番近いくて発生日が一番古い未決済取引が自動選択されます

税抜き3万で複数社に請求書している場合、3万の入金があるたびに 毎回消し込みで不良債権先が優先的に選ばれてしまいます。会社名が違ってもです。

対策として、自動登録ルールで「取引先」を指定することによって、楽になります。

 

消し込みを推測する」ルールの追加する

こちらが、基本です!例えば、10,800円の請求をした場合、10,800円で入金するさきであれば、消し込みを推測するが良いです!

 

取引を推測する」ルールを追加する

こちらは、応用ですが、10,800円の請求した場合、324円の振込手数料を差し引かれて、振り込まれる場合や、請求書が2・3件まとめて入金する場合も、一つの会社だけを表示してくれるので消し込みしやすくなります。

これで、未決済の消し込みに「取引先」の認識精度があがるため

 

自動登録ルールの攻略がfreee攻略の第一歩です。

 

 

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