freee

freeeの部門を活用する、設定する

freeeでも、部門管理ができるのですが、

ひとクセがあり、わたしもうまく使いこなせていません

 

もれやすい部門

  • 自動登録ルールの変更が大変
  • 手動で登録するときにもれる
  • 請求書を発行するときにもれる
  • 区分けの手間が大きい

まず、途中から部門を追加する場合「自動登録ルール」の編集が一番大変です。

手入力だと、部門の登録がもれる

また、手入力でもれやすいデメリットもありますが、元帳で一括編集できるので、多少ももれても問題はありませんが、それでは意味がないですよね

 

やっている対策

  • 自動登録ルールの削除
  • 自動登録ルールの一括変更
  • 無理に部門をわける必要はない
  • 配賦ルールを利用する
  • 部門比較は5つまで
  • 毎月チェックをする

地味に時間かかりました。なれるまで結構もれてしまうので、大変でした。

 

自動登録ルールの削除

Department (1)

ルールの対象口座は「すべての口座・カード」を削除しました

部門ごとに口座を別けていたので、このルールは消しました。

口座を別けたほうが、部門がはっきりわかりやすい

複数店舗ある場合など、店舗ごとに口座をつくったほうが管理しやすいのと一緒です。

 

自動登録ルールの一括変更

Department (2)

「自動登録ルールCSVエクスポート」するとExcel形式で編集できます。

編集した「自動登録ルールCSVインポート」することで取り込めます。

わたしはこれで、1回のみ一括編集しています

あまりやると、重複ルールが出来てしまうので、注意です。

 

無理に部門をわける必要はない

たとえば、店舗ごとに部門で分ける場合ですが「売上」「仕入」「家賃や電気代など」は、直接的で部門も振り分けやすいですよね。

送迎バスを運営している場合、どの店舗の経費になるかわかりますか?

もし別ける場合、バスの稼働開始を全部記録した上で、毎月店舗ごとに計算する必要があります。また、バスが可動しなかった月はどうなりますか?

想像しただけで、めんどくさいですよね。毎月計算が必要なほど、経費としても大きくないので、売上比で按分して振り分けています。

別けるのが難しいなら、共有部門を作って按分しよう

 

自動で按分するには?

すいません。まだ使っていない機能なので、後日改めて追記します。

  1. 配賦基準を設定する
  2. 配賦ルールの追加をする

この手順で使用可能になります。

 

部門比較は5つまで

試算表で部門比較ができるのですが、5つまでしか選択ができないのです。

もし5個以上、部門がある場合は、親部門と子部門を作成しましょう

そうすれば、親部門で比較することができます。

 

まずは「親部門」を作成したあときに、作成したい子部門を登録するときに、親部門を選んで上げれば、「子部門」作成することができます。

Department (3)

 

毎月チェックをする

ある程度なれるまでは、毎月チェックしたほうが楽でした。freeeでは、一括で修正できるので、修正するときに自動登録ルールの修正などをすると良いです。

自動登録ルールの修正は、結構時間がかかるので、地味に変更するしかありません。

また手入力はどうしても部門がもれてしまうので、それを意識して処理しましょう

 

なぜ部門が必要なのですか?

部門別けする必要がなぜあるのか確認をしています。

単純に店舗ごとの売上高を比較したいだけであれば、科目を別けてたり品目で対応しています。部門の機能はまだまだこれからな機能なので、対応出来ていないこともあります。

 

正直、部門で別けるのは大変なので、わたしはあんまりやりたくないです(笑)

 

COMMENT

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です