freee

経費精算で わたしとみんなが楽になる 3つのやり方

Account book

社長や社員が現金支払の領収書を精算しますが、freeeで処理するときに正直 めんどくさい がつきまとってます。ずぼらな わたしは いつも楽できる方法を考えてます。

 

みんなが楽になるには、これがベスト

  1. 現金出納帳 をつける
  2. 精算する人が、小口から現金をとってもらう
  3. 仮払いを出納帳に記載せず、メモに残す

出納帳をfreeeに取り込むと、科目をfreeeが入力してくれる

 

他人にさせることが、失敗だった

  • 社長や一部の担当者はやらない
  • ため込んで、ある程度たまったら持ってくる
  • 処理方法が各個人でバラバラ
  • freeeにログイン出来ず、入力ができないと苦情が・・・

1カ月に80~120枚ぐらいの精算がありますが、日当は現金払いなので 月に10万~40万前後と支出があります。この状態で、一気にため込まれていると、精算出来ずに、予定外の日にATMに行くことになりました。

直接freeeに登録させていると、チェック体制が無くなる「研修費」と「旅費」とわけていたのですが、まぁ2カ月目から 区分が曖昧になってましたね・・・

めんどくさいと思われると、やらなくなる・てきとうになる・勝手にルールが変わる

「急がば回れ」のことわざが、好きなのですが、自分でやるほうがまだマシだと感じました

 

1~10やるつもりはありません

他の人も納得し、みんなが楽になる方法を考えることに

  • 現金の精算を希望
  • 精算は、はやいほうがいい
  • 科目の入力はしたくないし させたくない

結果として 出納帳 – Google スプレッドシート を利用することにしました。

Account book

みんなが楽にする 3つのやり方

出納帳 – Google スプレッドシート をつける

また、精算は各個人にしてもらい、出納帳に「日付・摘要・金額」の3項目だけで入力し、小口と残高の照合をすれば終わりです。出納帳はfreeeに取り込み、科目をfreeeに判断してもらうことで、科目入力のミスは減りました。

 

精算する人が、小口から現金をとってもらう

精算日はやいほうがいいと言うので、自分で精算をやってもらうことにしました。

それでもやらない人がいるので、そこは引き取ることにしました。わたしの都合でやりますよ。もちろん隙間時間に差し込める仕事ができたので、ある意味気分転換でやってます。

 

仮払いを出納帳に記載せず、メモに残す

出張で、仮払いを1~3万出すことがありますが、出納帳にはつけていません

出納帳残 = 実際の現金残 + 仮払金額

これは、仮払日の確認をするのがめんどくさいのと、各個人で精算された時に、直接旅費にされたり仮払金でされたり、バラバラになったことがあったので、それを回避するためと

最大の目的は、視覚的に仮払金された金額をわりやすくするため

freee の元帳で仮払金の残はわかるから付けたほうがいいと思う人がいるが、仮払金が処理漏れで一時的にずれてたり、そもそも見に行く習慣が無い人に言っても無駄だと わたしは感じています。

それより、精算時に現金と一緒に数えてもらった方が確実に精算できます。ほったらかしの仮払いは、中のいい社員同士で個々に言い合ってもらうとができたので、仕組み的にも回しやすくなりました。

 

 

2,000 枚近くの領収精算・・・

他社の記帳業務を受け持っているところがあり、そこで作業してたときのことです。

まだ、請求書がほとんど無い先だったので、良かったのですが、事務員が退社し12カ月分の記帳を放ったらかしてと・・・資料の9割は、領収書からでした。入金確認も、領収書600枚ぐらい\(^o^)/

経費の領収書も2000枚ぐらいあったのですが、順番はバラバラ、個人支出が混ざっていました。スキャンをしながら、経費区分をおこない、最後にfreeeの連続取引登録を活用して終わらせました。

freeeが無かったら絶対やってないし、二度とやりたくもない(笑)

 

 

COMMENT

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です