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実際やった。手書きで請求書していませんか?freeeを使った改善

Invoice

わたしが入社したとき、会社の請求書と領収書が手書きでしが、

今は、freeeの請求書と領収書を利用して発行しています。

 

紙の管理はストレス

請求書と領収書が紙だったため

  • 誰かが使用すると、請求書の紙がわからなくなる
  • 再発行する時に、前の請求書がなかなか見つからない
  • 複写だった為 下敷きを忘れて数枚だめに・・・
  • 筆圧が薄くて複写になっていないし、読めんない字など

領収書が一番困りました
「お客様のところで記載するので、持っていきます」

領収がそもそも事務所に無い;ω;もって行かないで、とも言えん

良かったことといえば、誰が作成したか、筆跡でなんとなくわかる、ぐらいはだと思います。

 

請求書の手書きをやめた

会計ソフトfreeeと Google スプレッドシート と Google フォームの組合で解決

  1. 請求書発行依頼 – Google フォーム にて請求内容を報告
  2. Google スプレッドシート で、請求一覧を作成
  3. 請求一覧で確認しつつ、freeeで請求書を発行する

請求書発行して担当者に渡していますが、そのままメールで送信したり、納品物がない場合は請求書をfreeeの郵送代行で郵送してます。
→ 会計freeeの請求書郵送サービスについて – freee ヘルプセンター

 

メリット

  • フォームの入力強制で漏れが減った
  • メールで請求書が送りやすく
  • 請求書の発送代行が使える
  • 発行前にチェックができる
  • 自動で売掛金計上される
  • 管理が売掛レポートで管理しやすく

 

デメリット

  • 書面の発行で急な対応を依頼される

 

 

失敗したこと

紙ベース時代のルールをそのままやってしまったのが痛かったです。

  1. 担当者がソフトに直接入力する
  2. 印刷したものに印鑑をおす
  3. 請求書一覧に記載する

 

問題

  • 入力ルールがいつの間にか、ばらばら
  • 慣れない作業で 全体的に効率が悪い
  • freeeにログイン出来ない人がいる

 

改善したこと

  • 担当者に直接入力させないことでした
  • 手書きの請求一覧を廃止

 

請求書発行依頼 – Google フォームで請求内容を報告するように変えましたが、これが良いですね。強制入力の設定ができるので、報告もれが無くなりましたし、エクセルだと関数を消されたされたことがあったので💦

 

 

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