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支払管理をfreeeで改善したこと、書類整理が楽になりました。

payment

資金繰り管理の前に支払管理を変更しました。

支払ったあとが一番大変だった

あとから、あの請求書を探すのが大変でした。

請求一覧を作成し発生月での並び替えをしていたので、2カ月遅れてくる請求書があると、保管資料に追加します。そして、書類の順番が変わってることや、書類が崩れているのに気がつくと憂鬱でした・・・。

 

支払い請求書の管理を変更

freeeで銀行振込のデータを作成できるので、こちらを利用することになりました。

  • 請求書はすべてスキャンして、ペーパーレス化
  • スキャンしたデータは、freeeのファイルボックスに保管
  • 請求書のデータをひもづけた、未決済取引の仕訳を計上
  • freeeから振込データを作成し、ネットバンキングに登録して振込

請求書をすべて、スキャンする手間があるはありますが、書類整理の手間が減りました。
会計データを確認しながら請求書を見返したりするのですが、その時、見てる仕訳から直接保存している請求書を確認できるため、気軽に見えるし、チェック効率が良くなりました。

また、freeeで銀行の振込データを作成できるため、銀行振込が格段にやりやすく、数字の打ち間違いなどミスが大幅に減りました。

インターネットバンキングにデータを連携して振込を行う(総合振込・振込連携) – freee ヘルプセンター

 

追加で変えたこと

  • 請求書の並び替えを 発生月 から 支払日での区分に変更
  • 毎月支払い分を仕訳取込で一括計上する

地代家賃などの請求書が発生しない支払の処理なのですが、未決済取引を一括で登録するように変更したため、管理がしやすくなりました。

実際に使用しているテンプレート
未決済取引 – Google スプレッドシート

 

机と棚から請求書が消えた!

会計ソフトfreeeで、スキャンした請求書が確認できるため、処理が完了した請求書はすべて倉庫に保管できるようになりました!

書類を整理のやり方が変わりました

もともとは、

  1. 発生月別に請求書をまとめ、
  2. 探しやすいように一覧表を作成
  3. あとからでも取出しやすく棚におく
  4. 12カ月分をまとめて整理してやっと倉庫に

今では、

  1. 請求書が来たら
  2. 月単位で束ねる(順番はてきとう)
  3. 使用済みは倉庫のダンボールに

結果的に、自分の使えるスペースが増えました。

あと、書類が触られることが 無くなりました。書類がきれいに保管できてちょっと楽しい ← これが一番満足度が高かった

 

請求書のスキャンはこれが一番

「 ScanSnap iX100 」が活躍中です。まずスペースがそこまで広くないので、場所を取らない省スペースが最高に良いです。1枚しかスキャン出来ないですが、紙詰まりがないですし、スキャンの速度も思ったより早かったので、ストレスすくなく快適

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