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freeeのファイルボックスを使った、領収書の処理をらくにする3つのポイント

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たまった領収を片手であさりながら、片手で入力していませんか?わたしが、最初に領収の300枚ぐらい登録したとき、キレマシタ\(^o^)/やってられるか!

 

手にもって、作業するのは非効率

左手で領収書を持ち、片手でキーボードとマウスを行ったり来たり、そして気がつくと領収がバラバラと散らばっていく、場所が狭かったので、一部の登録した領収がまだ終わってない領収書の中に混ざってしまったので、ほんとにキレそうでした。
そのあと、スクラップブックに一枚一枚貼るので、仕訳の順番と領収の順番を一緒にしていたので、ほんとに時間がかかってました。

領収書の整理をしていて一番危険なことは、作業を中断することです。

考えて見て下さい、作業が終わって、ふと足元を見ると1枚タクシーの領収書が落ちてました。この領収書は登録した領収書ですか?それともまだ登録してない領収書だとすぐに分かりますか?わたしは見つけたとき、すごくモチベーションが下がります。

 

処理をらくにする3つのポイント

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ファイルボックスで手ぶらで作業

領収書をスキャンして、freeeのファイルボックスにアップする!たったこれだけで、作業がしやすくなります。上の画像は、freeeの連続取引登録しているページです。領収書の画像を見ながら、仕訳を登録することができます。左下に枚数もでるのも嬉しいですね

また、スキャンしたら、すぐにジップロックに入れてます。月別にバラバラと向きも気にせずに放り込むだけ!そして、ジップロックに入っていない領収書は登録できてない証拠になりますので、整理するときに、事業用か個人用か判断するだけ❕❕

レシート類の取り込み機能(ファイルボックス)について – freee ヘルプセンター

 

領収書には 仕訳の推測入力機能がある

freeeのファイルボックスには、自動で仕訳の推測入力機能があります。領収書の形式はバラバラでも、しっかり認識してくれます。

freeeのAIは、領収書の電話番号を見ています!

なぜ電話番号と言うと、電話番号は数字で出来てるからです!領収書から会社名を読み取る場合、日本語って何文字ありますか?数字だけに限定すれば10文字です。だからこそ認識レベルが高くなります。

だからこそ、この領収書は苦手です。

  • 手書きで書いてある
  • 電話番号が記載していない
  • 市外局番が省略してある ○℡000-000-0000 ✕℡000-0000

逆に、AIの認識をあげるためには、

  • 手書きより機械印刷文字が精度が良い
  • 領収書は写真よりスキャン
  • 電話番号がしっかり記載している

 

領収書は貼る必要はない

スクラップブックやノートに一生懸命、領収書を貼っていませんか?この時間は非常にもったいないです。だってfreeeの連続取引登録で登録した仕訳は、領収書のデータが添付されてます。それでも領収書を探しやすいように貼りますか?

レシート類の取り込み機能(ファイルボックス)について – freee ヘルプセンター

領収書を貼るぐらいなら、アルバムに写真を貼りたい。絶対こっちのほうが楽しい

 

領収書をためている人ほど向いている

まとめて一気にやったほうが、なんとなく達成感ありますよ(笑)やる気が出ないと思いますが、スキャンって単純作業ですが、なれると一定のテンポで作業ができます。ペースが乗ってくると、集中しやすくなります。

ScanSnap ix500で一気にスキャンするのは、おすすめしていません!領収書のサイズはバラバラなので、結構な確率で詰まりますし、ホッチギスでぐしゃぐしゃ💦

ix100だとそのままスキャンできちゃいます。なぜ、ix100だけは、ぐしゃぐしゃにならずに、スキャンできるかと言うと、2枚目の紙を巻き込まないようにするストッパーがついていないからです。

ホッチギスを外さなくてもスキャンできるのは、スキャンスナップのix100です。

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