freee

実際にやった。freeeと収納代行で、売掛金の管理の改善

receivable

問題があるけれども 問題にならいない部分は、代金の回収でした。

わかりにくい売掛金の回収結果

月に16件~200件発行していますが、請求書の改善後に気が付きました。売掛金の回収管理ってわかりにくい・・・担当者は回収状況は普段見ませんので、経理で回収状況を定期的に報告しないと、未回収が増えてしまう

毎月取引がある会社は、請求金額で入金振込での入金なので、回収手数料が840円以下で、コスト面でも、作業的にも効率が良い

それいがいが、問題が多すぎで困りました

分割払いの先の管理 と 2カ月たっても入金がないや・請求者名と振込名が違うことがあり・・・12カ月以内には、絶対入金があるので、担当者が催促しないことがあるんですよね

 

実際にやった改善策

代金収納サービスを利用

代金収納サービスの契約し、取引先の銀行から自動で引落に変更しました。登録作業が増えましたが、結果、回収の負担がすごく減りました。

 

売掛金管理表の入力ルールを変更

請求書を入金回数分をfreee請求書で作成することにしました。請求書1通に対して1行で処理していましたが、請求書を発行する際に、入金予定額と入金予定日ごとに、請求書を分割して作成、freee合算請求書で、1つの請求書にまとめてから請求しました。

 

管理は、発生日から入金予定日に

変更後から 請求書の管理は、発生日から入金予定日での並びに変更。自動引落の日 と 月末期限の振込先 で きれいにわかれましたので、管理表がとても見やすくなりました。

 

freee の売掛レポートも入金予定日の並びですので、比べやすくなりました。

freee での消込に なれるまでは、大変ですが便利です。

 

改善してよかったこと

手数料は増えましたが、回転率もあがり楽になりました

 

請求書の金額で引き落としが出来るように

振込にしてもらっていたときは、請求書をためてから まとめて振り込まれたりされ、回収に行かないと支払わない先とかもありました。(多額の現金だと 帰社するまでが怖い)

 

定額請求の引き落としが楽に

月額契約の入金で、以前は銀行の自動振替を利用していました。消費税が5%→8%に変更なるとき 金額変更を渋られましたが、1年前から切り替えていたので、通知と説明だけで済みました。もし、銀行の自動振替のままであれば、印鑑をもらえない思うと・・・

 

回収率が格段に上がりました

収納サービスで、一番恩恵を受けた部分ですが、引落ができなかった場合、翌月に2ヶ月分引落されます。それでも引落ができなかった場合は、担当者に報告してお客さんに相談したうえで、引き落としの設定をしています。

 

電話や催促が減りました

銀行の自動振替での月額引落ができなかったとき、都度入金を依頼していました。

二度あることは三度あると言わんとばかりに、度々落ちないことも・・・

また、支払いが少しルーズな先には、半年ぐらい放置されてることがありましたので、電話や催促をすることがなくなりました。

 

freeeで売掛レポートが出る

請求には、すべて振込期限を入力しています。freeeの売掛レポートでは、期限きの先のリストが出来上がっていますので、担当者への催促もしやすくなりました。

 

わたしは、満足していません

だって、10件が100件に増えたら、作業時間は、絶対に増えますので、10件でも100件でも、作業時間が変わらなくするのが目標

 

 

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